Na równi z wypadkiem przy pracy, w zakresie uprawnienia do świadczeń określonych w ustawie, traktuje się wypadek, któremu pracownik uległ:

  • w czasie podróży służbowej w okolicznościach innych niż określone w definicji wypadku przy pracy, chyba że wypadek został spowodowany postępowaniem pracownika, które nie pozostaje w związku z wykonywaniem powierzonych mu zadań,
  • podczas szkolenia w zakresie powszechnej samoobrony,
  • przy wykonywaniu zadań zleconych przez działające u pracodawcy organizacje związkowe.

Zgłoszenia wypadku dokonuje poszkodowany (jeśli stan jego zdrowia na to pozwala) lub inna osoba, która to zdarzenie zauważyła.

Okoliczności i przyczyny wypadku ustala powołany w tym celu przez pracodawcę dwuosobowy zespół powypadkowy.

W skład zespołu wchodzi pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz społeczny inspektor pracy, przy czym przepisy przewidują w tym zakresie wyjątki – w zależności od stanu zatrudnienia w zakładzie oraz przyjętego przez pracodawcę systemu realizacji zadań w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, i tak:

  • u pracodawcy, który – zgodnie z art. 23711 § 1 Kodeksu pracy – nie ma obowiązku tworzenia służby bezpieczeństwa i higieny pracy, zamiast pracownika tej służby, w skład zespołu powypadkowego wchodzi pracodawca lub pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby bhp, albo specjalista spoza zakładu pracy,
  • u pracodawcy, u którego nie działa społeczna inspekcja pracy, zamiast społecznego inspektora pracy, w skład zespołu powypadkowego wchodzi przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • jeżeli pracodawca nie może dopełnić obowiązku utworzenia zespołu powypadkowego w składzie dwuosobowym, określonym powyżej, ze względu na małą liczbę zatrudnionych pracowników, okoliczności i przyczyny wypadku ustala zespół powypadkowy, w którego skład wchodzi pracodawca i specjalista spoza zakładu pracy.

Zespół sporządza z dochodzenia powypadkowego dokument o nazwie protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku (protokół powypadkowy). Protokół ten jest podstawą do ustalenia uprawnień do świadczeń odszkodowawczych dla poszkodowanego lub jego rodziny.

Zespół sporządza protokół powypadkowy nie później niż w ciągu 14 dni od daty zgłoszenia wypadku i przekazuje niezwłocznie do zatwierdzenia pracodawcy. W razie niedotrzymania tego terminu, zespół ma obowiązek podania w protokole przyczyn opóźnienia.

Do protokołu załącza się komplet niezbędnych dokumentów związanych z wypadkiem, w tym wyjaśnień poszkodowanego, informacji dotyczących wypadku od świadków, opinii lekarzy i innych specjalistów, a także ewentualnych szkiców lub fotografii miejsca wypadku.

Zespół ma obowiązek zapoznania poszkodowanego z treścią protokołu przed zatwierdzeniem przez pracodawcę i pouczenia o prawie wniesienia „uwag i zastrzeżeń”. Poszkodowany może skorzystać z prawa do wglądu do akt związanych z postępowaniem i sporządzać z nich kopie, odpisy, notatki itp. Prawo to przysługują również członkom rodziny poszkodowanego w wypadku śmiertelnym.

Protokół powypadkowy zatwierdza pracodawca – nie później niż w ciągu 5 dni od dnia jego sporządzenia.

W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do treści protokołu powypadkowego (przez poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego wskutek wypadku pracownika) albo gdy protokół ten nie odpowiada warunkom określonym w przepisach, pracodawca ma obowiązek zwrócenia niezatwierdzonego protokołu, w celu wyjaśnienia i uzupełnienia przez zespół powypadkowy.

Po dokonaniu wyjaśnień i uzupełnień, Zespół sporządza, nie później niż w ciągu 5 dni, nowy protokół powypadkowy, do którego dołącza protokół niezatwierdzony przez pracodawcę.

Protokół powypadkowy wraz z załączonymi do niego dokumentami pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres 10 lat.